牛津大学各学院学生总数有一万二千人左右，其中九千名左右是大学部学生，而教职员共有五千四人。大学中的主要行政人员，均选自牛津本身的教授及研究员。校长（Chancellor）是一项名誉职，是学校的最高层人物，主持学校所有的主要仪式。实际行政工作，由学校每四年任命一位“副校长”（Vice Chancellor）管理，他掌管着学校政务会（一个由选举出来的教员组成的负责学校日常事务的组织）。大学的学术性事务则由总董事会管理，总董事会的主席每两年选举一次。
副校长由各学院轮流产生，任期四年。由所有的牛津毕业生组成的大学评议会（Convocation），负责选出每任校长。而实际的行政监督、建议工作，则由教职员大会（Congregation）所负责。大会选出十八名执行委员（Hebdomadal Council），每周开会，会同校中行政人员，决定学校发展方向。大学中的训导长也由各学院轮流选出。担任训导长的额外报酬，是可以在任期内，获赠牛津大学出版部的所有出版书籍，而在他们的学位袍上，亦可终身加配一条黑色的肩带，以表学校对其工作的感谢。
大学中的校警，被学生昵称为“牛头犬”（Bulldog）。他们执行工作时，仍头戴传统的大礼帽，校警向大学的训导长负责。
牛津的学校组织以16个学部（Faculty）为基础，有些学院还设有下属学部。每个学院都有一个经选举产生的董事会，该董事会对它所在学院的本科生课程负责。每个学院自行承认、监督、检测所有毕业生相关科目的成绩。在得到总董事会认可的情况下，它同时负责聘任教职员，以及与学院所包含科目有关的一切学术性事物。许多学院是以系的形式组织起来的；不以系为组织单位的主要是人文艺术学院。有些课程（如教育学）由委员会而不是由学院董事会负责。在学科中担任教学研究任务的学术人员通常隶属于某一个学院。
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